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10 Principes d'efficacité professionnelle et personnelle

Auteur : Raphaël Dougoud, futur'is

10 - 05.08.2010. Mieux s'organiser pour gagner du temps
9 - 16.11.2009. Faites simple!
8 - 09.08.2009. Ayez le bon cockpit!
7 - 09.08.2009 "Kill the killers"!
6 - 23.05.2009 Oser !
5 - 01.05.2009 Etre 'tridimensionnel'
4 - 29.04.2009. Etre 'organisé et discipliné'
3 - 18.04.2009. Penser 'VAPEC' !
2 - 07.04.2009. Penser 'Objectifs'
1 - 30.03.2009. Réfléchir avant d'agir



10 - 05.08.2010. Mieux s'organiser pour gagner du temps

10 Principes d'efficacité professionnelle et personnelle
Hiérarchisez vos tâches

Lorsque les tâches s'accumulent, l'impression de crouler sous le travail est automatique. L'erreur serait de remplir ses objectifs un par un, en suivant l'ordre dans lequel ils vous sont fixés. Pour gagner en efficacité, repérez les tâches urgentes afin de les traiter en priorité. Les autres devront attendre.

Rangez votre bureau

Pour vous concentrer sur votre tâche, ne conservez sur votre bureau que les éléments vraiment utiles. Rangez les autres en fonction de leur fréquence d'utilisation : les plus souvent utilisés doivent être à portée de main.

En réunion, veillez à ne pas déborder

Si vous êtes l'animateur, gardez toujours un œil sur la montre et n'hésitez pas à rappeler aux participants que l'heure tourne. Si vous êtes participant, il vous est toujours possible de marteler que vous avez des impératifs à la sortie de la réunion et que vous ne pouvez pas vous éterniser.

10 Principes d'efficacité professionnelle et personnelle
Adaptez votre travail à votre rythme

Personne n'est efficace de manière homogène tout au long de la journée. Selon que vous soyez du matin ou du soir, vos périodes de concentration maximale varient au cours de la journée. Apprenez donc à connaitre votre rythme physiologique pour planifier. Pour vos tâches complexes, qui exigent de la rigueur et de l'implication intellectuelle, préférez par exemple le matin à l'heure de la sieste. Au-delà de votre rythme, l'environnement joue aussi : si vous arrivez très tôt le matin et que vous êtes seul au bureau, vous pouvez aussi vous concentrer davantage.

Apprenez à dire non

Dans tous les cas, n'hésitez pas à expliquer avec politesse mais fermeté que vous ne pouvez pas tout prendre à votre charge. Même s'il ne s'agit pas de refuser de fournir un coup de main au cas par cas.

Utilisez au mieux votre agenda

Papier ou numérique, un agenda est un outil bien utile pour planifier ses tâches et optimiser son organisation. Il vous permet d'abord de programmer au mieux votre travail en bloquant une plage de temps pour chaque activité et en évitant les engagements intenables. Il permet aussi, en un coup d'œil, d'avoir une vision globale de sa journée ou de sa semaine pour en distinguer les points forts et les temps morts.

Prenez des notes pour ne rien oublier

L'une des causes de la désorganisation réside dans l'oubli. Oubli d'un rendez-vous certes, mais aussi d'une tâche à effectuer ou même simplement des discussions qui ont déjà eu lieu. Evitez les feuilles volantes, privilégiez le carnet de notes qui une fois traitées peuvent rester temporairement dans le carnet ou être jetées. Voir le carnet de notes numérique tel www.evernote.com

Ménagez-vous des moments de calme

Ces périodes pendant lesquelles vous n'êtes pas sollicité permettent d'être plus efficace si vous devez vous concentrez sur un dossier particulièrement complexe (pas de téléphone ou d'emails pendant une heure, porte close, ...). Elles vous confèrent par ailleurs plus de disponibilité pour le reste de la journée.

Réalisez un rétroplanning

Pierre angulaire de tout travail en mode projet, le rétroplanning s'est imposé comme un outil fort utile pour tenir les délais. Il consiste à partir de la date à laquelle doit être rendu le projet pour remonter dans le temps les étapes nécessaires.

Programmez l'imprévu

Malgré la meilleure volonté du monde, il est rarement possible d'éliminer totalement l'imprévu. Et votre organisation doit en prendre compte. Conservez donc quelques créneaux de libres dans votre agenda pour y effectuer les tâches urgentes qui vous incomberont. Gardez-vous des espaces de souplesse pour y intégrer les impondérables : ils vous éviteront de devoir repenser votre planning au moindre accroc.

Triez et jetez

Eforcez-vous de mettre à la corbeille ce dont vous n'avez pas ou plus besoin, que ce soit du courrier ou des mails. Dès sa réception, demandez-vous si tel document vous sera utile. Cela vous évitera de perdre du temps à rechercher l'information utile au milieu d'une masse de documents sans intérêt.

Utilisez la technologie à bon escient

Pour éviter que les outils technologiques ne se transforment en contraintes, il faut aussi savoir s'en défaire. Mettre sur pied une réunion avec Doodle est bien plus rapide et simple que de le faire par téléphone ou par email, envoyer un message à son avocat avec Z fichiers attachés est bien plus rapide et moins cher que de le faire par courrier postal, etc.

Classez vos documents papier

Pour optimiser votre organisation, mieux vaut bien penser à sa méthode de classement, p.e. par mois+alpha (factures à payer), par date+alpha (factures payées), par projet, par nature, etc. Evitez les classements trop complexes ou les endroits trop difficiles d'accès.

Classez vos fichiers informatiques

Commencez par créer une excellente arborescence (professionnelle, personnelle). Donnez un nom parlant à chaque fichier. Faites régulièrement le ménage dans vos répertoires. Préférez aussi un fond d'écran lisible et supprimez les icônes inutiles. Utilisez des outils comme Wuala (pour votre poste de travail, par projet, etc.) qui facilitent la vue d'ensemble et la maintenance des répertoires.

Déléguez vos tâches

Etablissez des règles claires de fonctionnement avec vos collaborateurs. En confiant certaines tâches à votre équipe, vous vous déchargez d'une dose de travail mais vous devez répondre présent en cas de coup dur ou de question. Vous êtes aussi responsable de la qualité du rendu. Une démarche progressive permet de juger de la capacité de vos collaborateurs pour que s'installe la confiance nécessaire.

Limitez les temps morts des trajets

Avant de dire oui à tout, posez-vous la question de l'alternative pour réduire les temps morts des trajets : vidéo-conférence? coup de fil? lieu de la séance proche? autrui vient à moi? en voiture, en train ou par avion?

Tenez à jour votre répertoire de contacts

Eh oui tenez votre répertoire numérique à jour et synchronisez-le avec votre smartphone! Là aussi, n'hésitez pas à faire le ménage régulièrement.

Décidez et réagissez rapidement

Décider rapidement permet d'accélérer sa journée de travail en évitant les périodes d'hésitation. Restez souple et ayez du bon sens : certains besoins exigent un traitement immédiat, d'autres un traitement ultérieur à agender immédiatement, seul ou avec d'autres.

Faites partager vos bonnes résolutions

Etre seul-e à utiliser des méthodes performantes peut être frustrant si vous constatez que certains autres bloquent l'efficacité du groupe, par inconscience des impacts, par manque d'éducation, manque de volonté, manque d'adaptation ou de respect des valeurs partagées du groupe. Exprimez, expliquez donc vos méthodes et n'hésitez pas à mettre sur pied des entretiens individuels ou de groupe si nécessaire pour faire passer définitivement le message.

9 - 16.11.2009. Faites simple!

10 Principes d'efficacité professionnelle et personnelle
Faire simple exige une prise de conscience d'être simple pour être efficace. La simplicité est la propriété, la condition ou la qualité d'être simple et non-combiné.

Piste 1 : Evitez le compliqué!
La recherche du composé et du combiné nous fait perdre beaucoup de temps et d'énergie. La solution est parfois évidente mais hors de vue et de portée.

Piste 2 : Vouloir être simple!
Pour faire simple, il faut le vouloir. Et pour intégrer cette volonté, une prise de conscience de l'importance de la simplicité est essentielle. En parler c'est bien, être simple dans l'action, c'est encore mieux!

Piste 3 : Evitez de vous lancer sans visibilité!
Pour tracer le chemin à suivre, d'une part combinez l'écoute de votre esprit, de votre voix intérieure, en lui laissant le temps de vous parler, d'autre part bien définir le projet, le contexte, les contraintes et ouvertures mais surtout les attentes, les bons moyens, les délais convenables et surtout les moyens de pouvoir être réactif en cas de nécessité.

Piste 4 Soyez intelligent-e multiple!
Dans un monde de plus en plus complexe, être simple sans simplifier est difficile mais nécessaire. Ainsi, par exemple et par expérience, un dessin ou un graphique illustrant votre proposition, et combinant l'émotionnel et le cartésien, peut frapper vite et bien votre auditoire, alors qu'un dossier quantitatif passera difficilement. Gain de temps et d'argent pour tous!

Piste 5 : Changez votre style de vie!
La simplicité est tout un art de vivre, celui de s'inscrire dans un style de vie complètement différent, une nouvelle manière de voir et d'aborder les choses privilégiant une meilleure relation avec soi et avec autrui.

En somme, la simplicité n'est pas à confondre avec simplisme, écueil fréquent pour tout chercheur de simplicité. Elle équivaudrait alors à l'art de faire simple mais beau, harmonieux et efficace.

8 - 09.08.2009. Ayez le bon cockpit!

10 Principes d'efficacité professionnelle et personnelle
Les professeurs et animateurs vous le diront tous : pour gagner du temps, faites ceci, faites cela! Et vous verrez, tout ira bien, vous serez plus efficaces!

  • fixez et hiérarchisez les priorités : distinguez l'urgent de l'important, étalez dans le temps.
  • pensez efficience : faites le maximum dans le minimum de temps!
  • pensez 'objectifs : pour tendre les énergies vers une cible à atteindre en son centre!
  • déléguez, pensez équipe : chacun ses tâches à son niveau de responsabilité! Enrichissez le contenu du travail de vos subordonnés!

  • dégagez du temps pris par des activités routinières ou banales pour prendre du recul et de la hauteur pour affronter les vraies responsabilités et tâches pour lesquelles vous êtes payé-e!
  • pensez 'image' : communiquez votre esprit positif à tous ceux que vous rencontrez!
  • dites-vous à tout changement de tranche d'activités, ce qui est bien pour garder le cap de l'efficacité maximale!

et ...

  • utilisez tous les instruments que je vous ai montré, à choix selon vos besoins : l'agenda, la fiche A6 de liste de tâches, Outlook, l'organiseur, ... enfin vous voyez ce que je veux dire.

Eh oui, à son retour dans l'entreprise, le séminariste redevenu dirigeant, cadre ou collaborateur mais surtout pressé par mille et une choses accumulées pendant son absence, pris dans le tourbillon alternatif des séquences de travail et des réunions, ..., range le classeur reçu pour parer au plus pressé en se disant qu'il/elle mettra en pratique quand il y aura du temps pour s'y mettre. Mais ... les jours passent, puis les semaines enfin les mois sans que rien ne se passe vraiment. Or, les pros de la gestion du temps savent bien que tout se passe dans les quinze jours qui suivent le séminaire. Après, envolées les intentions, les volontés de (bien) faire, de changer? Pour la plupart, oui. Pour un-e ou pour peu, on ressortira le classeur un jour pour voir comment on pourrait le faire chez soi en pratique et là, encore faut-il que le cours reçu n'ait pas oublié le mode d'emploi pour passer des clés de lecture et des instruments théoriques, vus en commun pendant le cours sous l'oeil attentif de l'animateur/trice, à la mise en pratique seul-e à son poste!

Mais de la clé ou de l'instrument à la mise en pratique, il y a encore un pas : celui de la volonté et de la capacité de transfert en pratique. Si vous les avez, choisissez les bons instruments pour alimenter votre cockpit et commencez par définir un plan de bataille par petits pas successifs. Faites un pas l'un après l'autre, commencez, expérimentez, corrigez, expliquez ... et alors vous pourrez rêver d'un réel changement dans votre travail en termes de qualité et de résultats. Si vous ne voyez pas de quels pas il s'agit, (re)lisez tout cet article et vous aurez la réponse : Pas no 1 : VAPEC! Avez-vous VRAIMENT la volonté de vous changer et de changer dans votre travail? Parce que si ce n'est pas le cas, oubliez tout de suite toute la suite. Si vous voulez vraiment changer, alors faites le Pas no 2 : déterminer les cinq prochains pas que vous devez absolument franchir et ensuite déroulez-les l'un après l'autre. Installez ces cinq pas sur votre cockpit puis créez un papier cartonné pour chacun de ces pas que vous aurez TOUJOURS sur vous et devant vous chaque fois que l'occasion s'en présentera : pendant une réunion, pendant un entretien, au téléphone, au travail, ... même dans le privé. Chaque pas doit être présent en filigrane de votre activité et ne doit jamais vous quitter. Ainsi, il vous rappellera à l'ordre si vous vous éloignez du chemin que vous avez choisi de parcourir. Faites-le.

Pour être sûr-e d'être inefficace
  • je fais tout moi-même, même des travaux qui ne sont pas de mon niveau d'expérience ni de mon niveau de salaire, mais comme ça je suis sûr-e que ce sera bien fait!
  • je fais tout moi-même car j'ai autre chose à faire que de former mes subordonnés, j'ai déjà tellement d'heures supplémentaires!
  • formulez les meilleures intentions de faire, de faire-faire, ... laissées pour mortes rapidement.
  • expliquez aux autres ce qu'il faut faire comme le professeur vous l'a expliqué ... mais surtout ne le faites pas!
  • ne donnez surtout pas le meilleur de vous-même car cela pourrait nuire à votre inefficacité!
  • ne jouez pas le jeu de l'équipe, car cela pourrait augmenter l'entente harmonieuse et provoquer des gains de productivité!
  • je fais des efforts pour être efficaces mais je retombe vite dans mes travers habituels.
  • je me sens impuissant-e devant la somme de progrès à faire par toute mon équipe pour m'aider à être efficace.

Voir également
L'art de saboter sa vie profesionnelle

7 - 09.08.2009. "Kill the Killers' !

10 Principes d'efficacité professionnelle et personnelle
Qui sont les 'Killers' de l'efficacité :

  • ceux qui tirent profit de l'immobilisme.
  • ceux qui n'ont pas vos idées ou votre courage.
  • ceux qui n'attendent qu'un prétexte pour dire non à tout.
  • ceux qui ont peur du changement que vous allez créer.
  • ceux qui sont centrés sur eux-mêmes et abhorent que les autres s'affirment.
  • ceux qui pensent détenir seuls la réponse à tout.

Si par une tragique coïncidence vous vous reconnaissez dans l'une de ces catégories de personnes ... ATTENTION ! Vous courez un grave danger! Des idées neuves risquent de surgir dans votre esprit. Alors, il est encore temps de vous arrêter et de ne pas lire la suite.

Vous êtes toujours là? Parfait! On peut commencer ... Foin de longs discours, allons droit au but :

  • dites non à la médiocrité, au laisser-aller, au je-m'en-foutisme, à la dépendance. Dites oui au progrès, au changement, au possible, à la volonté.
  • remplacez le "oui ... mais ...' par le "oui ... ET ..." : au lieu de s'opposer à l'autre, de le contrer, de détruire sa contribution, voire de détruire sa personne, rabaissez votre ego et préférez construire avec elle pour monter ensemble en énergie et en intelligence. Evitez de vous centrer sur la personne, centrez-vous sur sa contribution et intégrez-la dans la vôtre. Entraînez les autres à en faire de même!
  • proposez régulièrement de faire le point sur les méthodes de travail individuelles et en groupe pour détecter les points d'amélioration continue. A la fin d'une réunion, au terme d'une phase de gestion d'un projet ou encore à la fin de la gestion prévisionnelle à court terme, initiez une réflexion courageuse de diagnostic!
  • arrêtez-vous périodiquement et faites le point sur votre efficacité. Car parfois, le 'Killer' c'est ... vous! Prenez des mesures immédiates.
  • changez de méthode de pensée selon la situation professionnelle vécue : un processus exige la pensée linéaire, l'établissement des budgets la pensée circulaire itérative, la gestion d'un projet la pensée en spirales multiples successives, la formation le yoyo entre l'implicite et l'explicite, la gestion d'une réunion la pensée pro-active et post-active. Proposez la bonne méthode! Evitez absolument de vous tromper de méthode! Et évitez de vous fourvoyer dans l'application de la méthode pourtant correctement choisie! Sinon, vous allez passer un temps considérable à recoller les morceaux cassés, à recommencer, à refaire, ..., sans compter les casses financière et personnelle très désagréables pour vous!
  • personne n'est parfait! Faites le maximum pour penser à tout dans la gestion d'un projet mais acceptez que vous ne pourrez penser à tout et prévoyez comment vous pourrez être réactif-ve en cours de réalisation! Acceptez aussi la défectologie qui permet de détecter les faiblesses de toute proposition ou projet! Acceptez l'efficacité par la combinaison des forces de chacun-e qui comble leurs faiblesses respectives!
  • tendez le miroir aux tueurs de l'esprit d'équipe, souces de tensions et de conflits qui ralentissent la production. Prenez des mesures pour les écarter ou minimiser leur influence.
  • intervenez chaque fois que le focus se perd : une réunion pas préparée, une réunion blablabla qui n'en finit pas! remettez le focus sur les bons rails, faites preuve d'initiative pour corriger le tir et tirez le groupe vers l'objectif.
  • proposez une nouvelle culture d'entreprise qui développe la pro-activité et la post-activité, deux sources essentielles d'efficacité ... et donc d'inefficacité en cas d'absence, d'application insuffisante ou erronée (voir les principes 'Réfléchir avant d'agir' et 'Etre tri-dimensionnel').
  • aplatissez la hiérarchie! Eliminez les couches inutiles!
  • au lieu de faire tout tout-e seul-e, pensez à demander l'aide ou à déléguer à des personnes plus qualifiées que vous!
  • montez un diagramme des responsabilités et des tâches déterminant qui fait quoi, avec qui, ... connu de tous et qui permet le contact direct vers la bonne personne.
  • soyez exemplaire dans la recherche de l'efficacité et montrez la voie à suivre!

6 - 23.05.2009. Osez !

10 Principes d'efficacité professionnelle et personnelle
Combien de personnes sont paralysées par la peur de :

  • faire.
  • faire faire.
  • ne pas être capables de faire.
  • être mal jugées par les collègues ou les supérieurs.
  • mal faire.
  • dire non!
  • dire oui!
  • prendre des risques.
  • s'affirmer.
  • faire confiance.
  • refuser d'agir avant de réfléchir
...

Impacts de la peur sur l'efficacité vue à travers des cas réels

No 1 - gestion de projets
Un dirigeant confie un mandat à l'un des cadres. Ce dernier, n'osant pas douter de son supérieur à le livrer CCVC - Clair, Complet, Vrai, Compréhensible, accepte le mandat sans le valider. Peu de temps après, il se rend compte qu'il manque les buts et objectifs du projet ainsi que le délai final à respecter. N'osant pas retourner chez son supérieur pour lui dire qu'il n'avait pas compris, il renonce à le faire. Lors de la présentation intermédiaire du dossier de projet, le mandant fait observer que ce n'est pas du tout ce à quoi il avait pensé et qu'il faut corriger rapidement le tir. Du coup, tous les acteurs ont perdu et fait perdre du temps. Or, l'efficacité exige d'arriver le plus vite au but. Ce n'est pas le cas.

No 2 - communication de ses exigences de travail et de collaboration
Combien de cadres, voire de dirigeants, ont une trouille bleue d'affirmer leurs exigences de travail et de collaboration devant leurs collaborateurs : ce qui est permis, pas permis, les valeurs à respecter, ce qu'est un bon collaborateur, etc. De ce fait, le cadre CTC - Collaboration, Travail, Comportement, n'étant pas fixé, ce sont les anciens collaborateurs qui vont véhiculer les bonnes et les mauvaises habitudes, les trucs pour ceci ou pour cela, etc. Il en résultera un temps non négligeable pour le supérieur direct à régler les impacts de la médiocrité supérieure de son équipe, à répéter, à se fatiguer de répéter et encore répéter, le plus souvent sans aucun effet positif sur le CTC. De plus, l'absence de cadre CTC empêche une évaluation de l'activité des collaborateurs et nuit à leur progression dans le focus. Le progrès n'existant pas, le manque d'efficacité devient récurrent sans qu'il y ait de solution recherchée et mise en place. Donc, très inefficace.

No 3 - réunion de cadres
Très souvent, l'ordre du jour comprend les objets à traiter. Point. Un peu mince pour aider les futurs participants à se préparer : nature de la réunion? objectifs-résultats à atteindre? méthodes de travail? échauffement initial? par qui? De ce fait, les participants viennent pour ... participer, comme on irait aux Jeux olympiques lorsqu'on est des amateurs courant dans la cour des grands. Alors, ça discute ferme, on va dans tous les sens, aucune ligne de conduite de la part du dirigeant de réunion, aucune possibilité de recadrer puisqu'on ne sait pas où on va ... et personne pour proposer vraiment un changement radical de méthodes ... par ignorance ou par peur du chef qu'on dégrade. Vraiment très inefficace tout cela.

No 4 - préparation d'un examen supérieur universitaire
Un professeur attend le vendredi à midi pour se préoccuper du montage d'un examen de finance pour des étudiants universitaires qui aura lieu le lundi prochain. Il se met devant son ordinateur et en quinze minutes torche vite fait un examen composé de 5 questions ouvertes vite rédigées, avec à chaque fois une demi-page à une page vierge pour répondre. Photocopie pour 38 étudiants puis part en week-end, très content de passer aux choses sérieuses, les loisirs. L'examen a lieu. Bien. Le professeur devrait d'abord lui-même répondre à toutes les questions, ce qu'il ne fait pas sachant qu'il SAIT. Un demi-jour plus tard, encore un demi-jour plus tard, deux jours plus tard, quatre jours plus tard, le professeur est toujours en train d'évaluer ce qui pourrait être juste ou faux dans la bafouille des étudiants, ces derniers sachant qu'ils peuvent en mettre le maximum, au prof à faire le tri du bon et du mauvais grain. Cherchez l'erreur. 15 minutes de montage pour quatre jours d'évaluation. Et encore sans compter les marchandages à la reddition pour grapiller des points ici ou là parce que ceci parce que cela! Un vrai cauchemard. Très très inefficace! PS : le même examen pro préparé en 2 heures au lieu de 15 minutes aurait exigé 2 à 3 heures d'évaluation maximum!

Processus de développement personnel

  • identifiez toutes les situations qui vous rendent inefficaces, par votre faute ou par celle d'autrui.
  • classez-les en trois catégories : 1. celles qui dépendent à 100% de vous. 2. celles qui dépendent à 100% d'autrui. 3. celles qui dépendent de vous et d'autrui.
  • identifiez les interdépendances entre les situations, l'une pouvant entraîner l'autre et construisez un diagramme de causes à effets, p.e. l'incompétence du directeur de réunion et mon incapacité à dire non aux méthodes de ce chef
  • déterminez les priorités d'action par situation.
  • fixez des objectifs d'efficacité : nouveau temps d'exécution de tâches, masse de travail abattue dans un temps donné, ...
  • inventez ou listez les moyens, mesures et instruments à prendre pour chaque situation
  • apprenez à maîtriser chacun de ces moyens, p.e. à dire non à son chef qui vous donne un mandat ou qui dirige une réunion de cadres à fixer des objectifs-résultats pour une réunion de développement
  • pratiquez!
  • amenez autrui à en faire de même en donnant la preuve de votre efficacité
  • tenez un tableau de bord de vos résultats ès efficacité

Osez ! Changez votre vie !

Osez !

vous lancer!
vous affirmer!
repousser vos limites!
sortir des sentiers battus!
être en tête!
surprendre!
frapper (au figuré ...!)
aller droit au but!
...

osez et vous serez VAPEC!, efficace! Il ne vous reste plus qu'à vous secouer et prendre les choses en main. Faites-le.

5 - 01.05.2009. Etre 'tri-dimensionnel'

10 Principes d'efficacité professionnelle et personnelle
Trois dimensions devant nous :

  • la pro-activité.
  • l'activité.
  • la post-activité.

Constats dans le travail
  • La grande majorité des collaborateurs et des entreprises est dans l'activité (= exécution de tâches).
  • Peu sont dans la pro-activité (gestion d'entreprise, gestion de projets, construction du futur, gestion prévisionnelle, business case, ...). Dans cette dimension, on retrouve essentiellement les cadres et les dirigeants.
  • Peu sont également dans la post-activité (contrôle budgétaire, contrôle de gestion, audit, ...). Cette dimension est réservée à des collaborateurs particuliers. D'autre part, on constate que le suivi de décisions particulières est souvent inexistant, même dans de moyens et grands focus.

Donc, deux dimensions sont généralement sous-développées : la pro-activité et la post-activité.

Impacts pour une personne (impacts sur un focus sont traités ailleurs sur le portail)
  • dépendance de la qualité des décisions prises par les niveaux supérieurs.
  • peu de développement personnel et donc absence du principal facteur de motivation.
  • peu d'implication dans les processus de changement et donc peu de profil personnel.
  • moins de chances d'être remarqué et donc d'être augmenté, promu, félicité, reconnu, de se réaliser.
  • moins de création de valeur/richesse pour le focus attaché au collaborateur.
  • accent sur la routine qui peut développer l'usure, le désintérêt, le travailler pour survivre. Donc, peu sur la valeur du travail.
  • plus de chances d'être dans les premières charettes en cas de licenciement.

Comment être pro-actif
  • penser 'VAPEC'
  • être constamment en éveil pour voir, voir venir, ressentir, percevoir, ce qui joue, ce qui ne joue pas et comment être, faire ou faire-faire pour qu'il y ait progrès
  • saisir chaque opportunité qui se présente pour réfléchir > diagnostiquer > proposer > faire évoluer > avancer > consolider > enrichir. Application dans les petites choses quotidiennes comme dans les grandes périodiques : no limit

Quand être pro et post-actif : exemples de situations

Pro-actif Post-actif
observation de la routine quotidienne examen périodique de mes résultats<>objectifs
observation du MEC réaction ou action face aux menaces
gestion du futur (prévisionnelle, projets, business case) suivi DCA des projets
réunion (gouvernance, direction, cadres, service, collaborateurs, ...) examen des résultats produits par une décision
entretien (personnel, déjeuner de travail, avec le propriétaire, le banquier, le fournisseur, ...) exécuter le programme décidé dans les délais fixés
anomalies opérationnelles constatées vérification du retour de la décision à prendre pour la supprimer


Comment s'exprime la pro et la post-activité - exemples
  • constats de situation
  • alertes adressées aux supérieurs
  • informations significatives, endogènes ou/et exogènes vers une ou des couches hiérarchiques
  • innovations (rupture d'avec le passé et le présent)
  • propositions (voies, moyens, décisions, mesures, ...)

Donc, entreprendre, suivre et agir/réagir, pour consolider et développer votre futur personnel. Lancez-vous à l'eau : soyez pro et post-actif et votre futur sera riche et solide.

4 - 29.04.2009. Penser 'organisé et discipliné'

Avec Noël, arrivent les promesses de faire, de ne plus faire, d'être, de ne plus être, ... Bref, plein de bonnes intentions ... qui restent souvent lettre morte dès le retour aux affaires la 2e semaine de janvier :

  • plus de boulot après le boulot!
  • Natel fermé après 17.00h!
  • arrêter de faire ce que j'aime d'abord et faire traîner le reste!
  • arrêter de foncer tête baissée et réfléchir avant de voir que faire, quand, avec qui, ...
  • faire du sport au moins 3 x une demi-heure par semaine!
  • ... et bien d'autres encore!

Alors, que faire?

  • 1. Diagnostiquer le plaisir dans votre travail et sa variété : ennui? écrasé? stressé? motivé? envie? trop de routine, d'imprévus? autonomie? chef à problème? confiance des chefs? implication dans la construction du futur du focus (business case, gestion de projets, projet stratégique, ...)? usure de la motivation? aspiration à autre chose?

2. Appliquer VCP : a. être 'Volontaire' pour changer ma vie professionnelle (personnelle?) - voir 'Penser 'VAPEC'. b. avoir le courage de reconnaître sa compétence ou son incompétence dans son travail > Volonté de combler les trous?! Si oui, en ai-je la 'Capacité'? c. si V+C ok, aurais-je la 'Possibilité' d'entrer dans une nouvelle ère de ma vie qui me rendra plus utile, plus nécessaire, plus heureux?

3. Faire le ménage dans sa vie professionnelle : de son ordinateur! de sa masse de papiers! de son matériel! remettre l'église au milieu du village avec son chef!

4. Définir sa discipline de vie et de travail :

  • hygiène de vie à table, la nuit et dans l'exercice physique > penser en termes de durée et de qualité de vie, maintenant et plus tard, bien plus tard.
  • penser 'Equilibre' (voir Penser 'VAPEC') entre travail et non-travail > relativiser votre nécessité dans le focus-entreprise : on fera bien sans vous le jour où le bus vous cirera les chaussures!
  • cerner votre autonomie actuelle et celle que vous voulez avoir > en discuter avec le chef pour fixer de nouveaux objectifs personnels

5. Inventer une nouvelle organisation du travail et de votre poste de travail

  • nouveaux outils pour penser à tout (Outlook, mémoire sélective sur un blog, fiches de mémorisation, ...)
  • passer au tout numérique organisé (pas le fourre-tout sur votre disque dur!)
  • travailler par modules successifs (modules = ensembles d'activités homogènes) : 1. administration (factures à contrôler, factures à émettre, classement, ...). 2. communication top down, bottom up et horizontale (circulaires, rendez-vous, demandes, courriers postal et électronique, ...) : capital de traiter dans les 48 heures au plus tard, par ordre d'urgence-importance. 3. gestion : le point sur les résultats en cours > où en est-on? sur la voie des objectifs? 4. production (exécution). 5. construction du futur - conception (idées, propositions, méthodes, produits, ...).

6. Inventer et tenir une nouvelle discipline

Prendre des engagements fermes et les écrire. Puis tenir bon, tenir ses engagements, savoir s'arrêter, créer des respirations durant la journée, prendre du temps pour soi, pour ses proches. Posez vos engagements bien en évidence sur votre poste de travail, lisez-les régulièrement et faites le point.

7. Faire connaître vos nouvelles exigences de vie et de collaboration > énoncer clairement devant qui de droit votre nouvelle discipline de travail et de vie.

Important : votre efficacité dépend de vous mais aussi de tous les acteurs au-dessus, à côté et au-dessous de vous. Soyez donc clairs avec vous-même et avec ces acteurs sur votre projet personnel d'efficacité. Beaucoup de ces derniers vous mettront les bâtons dans les roues de votre efficacité, par leur manière de penser et de fonctionner. C'est aussi à vous d'être ferme sur votre nouvelle discipline et ainsi contribuer à développer autrui et votre focus-entreprise.

Tenez bon! Gardez le cap! Et surtout soyez discipliné! C'est exigeant certes mais demandez à un champion s'il ne l'a pas été avec lui-même pour gagner! Alors, diagnostiquez, réinventez, pratiquez, affirmez-vous, gagnez du temps sur le temps et tout devrait aller mieux!

3 - 18.04.2009. Penser 'VAPEC' !

10 Principes d'efficacité professionnelle et personnelle
Vos choix de vie peuvent vous amener à être :

  • employé-e-collaborateur/trice ou entrepreneur indépendant-e
  • locataire ou propriétaire de votre logement
  • fit ou en surpoids
  • positif ou négatif dans N situations professionnelles ou personnelles
  • actif ou passif dans ces mêmes situations
  • dominé ou dominant
  • parent nourricier ou adulte
  • passéiste ou tourné vers le futur
  • égocentré ou altruiste/attentif à l'autre
  • célibataire ou en couple
  • donneur ou récepteur
  • créateur ou destructeur
  • ou encore dirigeant ou subalterne.

Bien.

Donc, vous constatez que ces choix relèvent de

  • statuts (p.e. employé-e ou indépendant-e, célibataire ou en couple)
  • votre personnalité transactionnelle (p.e. parent nourricier ou adulte)
  • caractères de votre personnalité (p.e. dominé ou dominant)
  • votre hygiène de vie (p.e. fit ou en surpoids)
  • votre attitude générale dans la vie (p.e. positif ou négatif, actif ou passif)

et créent le chemin de votre vie et tous les évènements qui vont s'y greffer.

Pour celui ou celle qui vit dans le gris voire le sombre comme pour celui ou celle qui vit dans la lumière, voici un principe qui va doper votre énergie et vous aider à visualiser un moment ou une journée : en vous levant le matin, avant une défense d'un projet ou encore avant d'affronter une équipe hostile de collaborateurs, pensez 'VAPEC' :

Explicatif Expressions
V Volontariste Je veux > J'y vais > Je veux le faire > Je veux y arriver > Je veux faire avancer > Je veux montrer ma volonté > Je veux tirer en avant
Victoire Je veux gagner > Faire partager > Faire adhérer > Je peux le faire > Je suis conscient du résultat à atteindre > Je veux atteindre ce résultat
Valeur Je suis une personne de valeur > > Je veux donner le meilleur de moi-même dans toute situation > Je respecte le référentiel de valeurs de mes supérieurs > Je défends les valeurs culturelles de mon focus > J'ajoute de la valeur à tous mes projets
Visionnaire Je vois clairement mon rôle et l'accepte/veux le faire évoluer > Je tiens compte des valeurs déterminantes du MEC > Je perçois ce qui s'y passe > Je vois/ressens les menaces et les opportunités > Je les formalise > Je visualise comment mon focus peut/doit s'adapter > Je visualise la relation future temps-espace entre mon MEC et mon focus
A Actif-ve J'entreprends > Je vois ce qui est à faire > Je veux agir > J'agis > Je suis actif-ve > Je suis pro-actif > Je suis post-actif
Accomplissement Je veux m'impliquer > > Je veux me réaliser
P Positif-Positive Je vois le positif > Je vois le négatif source de progrès, de développement de nouvelles opportunités > Je pense positivement > Je regarde autrui positivement > Je prends le meilleur chez l'autre, le valorise et aide à le développer > Je développe une image positive de moi-même à mes yeux et aux yeux d'autrui > Je donne envie à autrui d'être avec moi > Autrui veut être avec moi
Préparation voir le principe 'Réfléchir avant d'agir' > pour chacune des situations où je dois livrer une prestation > Je veux être prêt à prendre la parole, à proposer, à construire, à démontrer, à proposer, à agir, ... > Je veux aller au fond des choses
Pro-actif Je vois ce qui est à faire > Quand j'en ai la possibilité, je n'attends pas que l'on me dise ce qu'il faut faire, je le fais > Je ne laisse pas aller, j'y vais et je fais > J'anticipe si la possibilité existe ou m'est offerte > Je propose, je construis, je fais, je fais faire ...
E Equilibre J'équilibre ma vie > vie au travail et vie privée > vie en couple et en famille > vie personnelle et vie familiale > J'équilibre mes tâches de routine et créatives > J'équilibre le pro-actif, l'actif et le post-actif
Ecoute Je veux écouter mon être intérieur > > Je veux être à l'écoute de l'autre > Je veux écouter mon corps > Je veux écouter mon esprit > Je veux capter les messages ... vous savez ceux auxquels vous pensez ... après en vous disant 'Ah si seulement je m'étais écouté! > Je veux pratiquer l'écoute active > Je veux montrer le résultat de l'écoute d'autrui et le lui expliquer > Je veux garder l'estime d'autrui
Etre Je suis conscient de qui je suis > Je suis conscient que je peux encore m'améliorer > Je veux être encore plus performant > Je veux faire ce que je suis
Esprit Je veux développer la perception, le ressenti, devant toute situation > Je veux capter des valeurs ajoutées inédites > Je veux retirer de ma base de données intérieures toute la richesse possible > Je veux utiliser tout ce que je suis > Je veux utiliser tout ce qui m'a été donné
C Convivial/Chaleureux Je veux être accueillant > Je veux montrer mon intérêt > Je suis ouvert à autrui
Calme Je veux éviter les débordements émotionnels négatifs créateurs de conflits > Je veux raison garder pour conserver ma capacité de jugement
Constructif-ve Je veux être créateur > Je veux contribuer à solidifier la maison (familiale, professionnelle) > Je veux me construire > Je veux être dans la lumière


Alors, le matin au réveil, quand vous regardez votre enfant, quand vous êtes fatigué-e, quand vous devez encore y aller, quand vous devez décider de prendre ou pas votre serviette pleine de dossiers à la maison ou pas, quand vous ouvrez le coffre de votre voiture plein de dossiers dans votre garage juste avant de monter à l'appartement, quand tout paraît compromis, quand tous sont négatifs ou encore quand vous voulez être bien dans votre peau ... dites 'VAPEC' (arrêt en conscience) et à nouveau 'VAPEC' en conscience de la signification de chaque lettre, en vous-même ou à haute voix, seul-e ou devant autrui. Vous verrez votre vie se transformer : du plaisir d'être et de penser 'VAPEC' va jaillir une nouvelle communauté d'intérêts dans le couple ou dans l'équipe au travail, une nouvelle vision de son rôle et de son regard sur toute chose va petit à petit éclore.

Alors, vous pourrez vous dire que vous appliquez 'Les pensées créent le monde', un monde que vous contribuez à rendre plus performant, par la disparition de parasites nuisibles tueurs de temps et d'énergie, pour créer une valeur ajoutée personnelle et d'entreprise supérieures. 'VAPEC' !

Voir également
Rentabilité de l'investissement dans mon personnel : que faire ?
Lorsque les collaborateurs démissionnent
France. 7 salariés sur 10 estiment que leurs dirigeants gèrent mal la crise

2 - 07.04.2009. Penser 'Objectifs'

Quoi : cible à atteindre.
Représentation : un point impératif au centre ou un espace à l'intérieur duquel se trouve le ou les objectifs.
Différence : l'objectif doit être SMART. S'il n'est pas mesurable directement, ce sera un but.
Formes (typologie) : a. objectifs stratégiques. b. objectifs financiers. c. objectifs commerciaux. d. objectifs sociaux. e. objectifs environnementaux. f. objectifs personnels.
10 Principes d'efficacité professionnelle et personnelle

Exemples
Items Buts Objectifs
1 Développer la motivation de mon équipe de collaborateurs
2 Cash flow d’exploitation de 10% du chiffre d’affaires total de Frei SA au 31.12.2008
3 Passer d’une part de marché de 25% sur le marché suisse des eaux minérales à 30% de 2008 à 2010
4 Diminuer le taux de retour des produits
5 (en fin de séance) Proposition d'un programme d'actions SMO exhaustif pour redresser la marge brute opérationnelle du focus (quoi, quand, qui, avec qui, pourquoi, objectifs, critères de mesure des résultats)


Qui : beaucoup d'entreprises et de personnes ont des buts mais souvent pas d'objectifs. On veut augmenter le chiffre d'affaires, gagner plus, diminuer les coûts, augmenter les marges, ..., mais pour passer de combien à combien, de quelle hauteur à quelle autre, quand, dans quel secteur, dans quelle famille de produits, dans quel groupe de collaborateurs, à quelle marge du compte de résultats, ...? Tant que l'objectif n'est pas fixé, le focus ou la personne arrivera quelque part mais sans savoir si elle est arrivée.

Quand : avant toute nouvelle période d'activité (p.e. un nouvel exercice comptable, une nouvelle période de travail [jour, semaine, mois, année]), avant certaines activités (p.e. nouvelle réunion d'équipe, nouveau repas d'affaires, nouvelle prise de parole devant une assemblée, nouvel entretien avec un créancier bancaire, avant une nouvelle période d'évaluation périodique).

Mesure de l'objectif : par le résultat (p.e. résultat net, chiffre d'affaires total du produit ZZZ, les décisions prises, le paquet de propositions, le contrat signé, nombre de prospects contactés, marge contributive, part de marché AAA, plan d'affaires sous toit).
Mesure du but : pour mesurer le but, il doit être transformé en but qualitantif, soit un but mesuré par des données quantitatives. Exemple pour no 1 ci-dessus : la motivation des collaborateurs sera mesurée p.e. par le taux de rotation des collaborateurs, le taux d'absentéisme, le temps du chef à passer à régler des conflits entre collaborateurs, le coût total de la casse de matériel, le taux de ponctualité.

Pourquoi fixer des objectifs
  • montrer la cible à atteindre.
  • tendre les efforts communs vers cette cible.
  • mesurer l'écart entre le résultat (Réponse - R) et l'objectif (Besoin - B), aussi bien en gestion du focus qu'en gestion financière de projets.
  • top down : alimenter le second bloc de l'équation de la motivation par la nécessité de produire des résultats conformes aux objectifs personnels, du groupe ou du focus, le 1er bloc étant constitué par les besoins personnels/privés.
  • bottom up : être motivé par un résultat à atteindre (sur lequel peut reposer tout ou partie de la rémunération).
  • comprendre les raisons des écarts et donc apprendre de ses succès et de ses échecs.

Espaces de fixation des objectifs
C'est possible partout ! Même dans les postes de travail de tout premier niveau, p.e. l'objectif de coût total des balais utilisés dans l'usine 25 en 2010!

Alors, pensez 'Objectifs' : avant bien sûr, mais aussi pendant en vous demandant si vous faites tout pour les atteindre et où vous en êtes périodiquement. Restez centré-e sur le résultat à atteindre. Evitez les parasites qui vous éloignent de lui. Dès que le premier résultat significatif tombe, soyez pro-actif/ve s'il est hors du taux de tolérance. Et continuez ainsi jusqu'à la fin du temps de travail/contrôle. Et après la fin du parcours, parfois du combattant, pensez aussi 'objectifs' pour jouir du succès ou/et pour apprendre du résultat en demi-teinte ou de l'échec.

Lire également
Gestion financière prévisionnelle : regards vers le futur
Suivi économique d'un projet : courbes en S

1 - 30.03.2009. Réfléchir avant d'agir

10 Principes d'efficacité professionnelle et personnelle
L'activité humaine en entreprise comprend trois volets :

  • la pro-activité, p.e. la fixation des objectifs, la construction virtuelle du futur, le montage des budgets, la check-list du pilote.
  • l'activité, p.e. acheter, fabriquer, vendre, enregistrer.
  • la post-activité, p.e. le diagnostic financier historique, la management review, le contrôle budgétaire.

L'activité la plus importante pour l'Homme est la pro-activité, en fait la préparation. La victoire pour l'Homme est dans la préparation. Comme le temps tue ce que l'on fait sans lui, l'Homme doit être très professionnel, c'est-à-dire s'investir dans chaque situation à cent pour cent, en conscience, avec intelligence et avec son âme.

Ainsi, par exemple, tout conducteur d'une réunion peut bâcler son ordre du jour en quelques minutes mais le temps passé en réunion à discutailler à hue et à dia sans finalité claire coûtera très cher au vu des maigres résultats potentiels d'une telle séance. Le fait d'investir du temps avant la réunion pour visualiser, donc penser la réunion en termes de type de réunion, de buts et objectifs-résultats à atteindre, de méthodes de travail, de style de conduite, de motivation des participants, de déroulement, ..., exige certes du temps avant la réunion mais à une seule personne, toutes les autres pouvant alors (mieux) se préparer sur la base d'un ordre du jour clair et complet, ce qui va très fortement augmenter la rentabilité de la réunion par le ratio résultats/coût total de la réunion. Ainsi, la réunion sera plus précise, courte, dense, efficiente (plus d'objets dans le même temps ou le même nombre d'objets dans un temps plus court).

La préparation est donc un instrument de gestion de l'imperfection du pilote de réunion comme de celle des participants et contribue à diminuer voire supprimer des coûts visibles et surtout cachés. Ainsi, en est-il de toutes les activités : (pro) Sans objectifs, un focus ne saura jamais s'il est arrivé, s'arrêtera avant ou après la ligne d'arrivée! (pro) Sans réflexion profonde sur le futur même à court terme, un focus sera très surpris par la nécessité impérieuse de changer de cap en pleine tempête financière ou de guerre économique! (post) Sans miroir des résultats produits par ses décisions, un focus apprendra peu de ses erreurs ou de ses succès et continuera à ramer dans une voie qui peut être sans issue sans le savoir! Et bien d'autres encore qui présentent toutes la même conclusion si la préparation n'est pas faite à cent pour cent.

Suggestion : inventorier toutes les activités pouvant bénéficier d'une bonne préparation ... au bénéfice de son initiateur, se demander comment bien les préparer et bien les mettre en pratique.

Attention : aux 'malades de l'action' qui veulent absolument avancer à l'aveugle alors que l'objectif ou/et le chemin pour l'atteindre sont encore flous, pas formalisés, pas partagés par le groupe, pas (encore) validés. Imaginez qu'un groupe de projet doit aller de Genève à Bâle au moindre temps et au moindre coût. Très vite, un membre du groupe propose de louer une voiture chez Europcar et le tour est joué. Mais est-ce la bonne décision pour satisfaire aux deux critères de mesure : moins de temps et moindre coût, le groupe n'ayant pas examiné le bouquet de possibilités, en avion d'affaires, en train + bus, en voiture privée, en voiture louée, ... ? Ayez donc le courage de stopper les 'malades de l'action à tout prix' qui gémissent à chaque fois que vous plongez à fond dans vos activités pour en ressortir avec le programme d'action qui tape juste, au bon moment et de la bonne manière.

Voir également, entre autres contributions sur ce portail :
BrainUp : pour centrer rapidement sur un objet important de la réunion
GP : conduite de réunions de gestion de projets efficace
Gestion financière prévisionnelle : regards vers le futur
GP : Démarche globale de planification opérationnelle d'un projet

Lundi 16 Novembre 2009
Raphaël Dougoud
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1.Posté par SamiaLee le 20/08/2012 12:49
Merci pour ces conseils!!

Pour gagner du temps j'utilise mon iPad ( je suis beaucoup en déplacement)pour mieux m’organiser notamment en réunion. Pour cela, j’ai testé pas mal d’applications de prise de notes et organisation des tâches/ToDo et je pense avoir trouvé une application qui répond à mes attentes. Ainsi, je vous conseille mon coup de coeur du moment « Beesy ». C’est une app pro qui à partir d’une prise de notes structurées en réunion (gérée par l’application) génère des listes ToDo qu’on peut parcourir par type d’actions, personnes ou projets. Le compte rendu et la mise en forme pro sont générés automatiquement grâce à la prise de notes et on peut l’envoyer par à tous les participants . Le gain de temps est considérable. Je recommande Beesy à tous ceux qui organisent ou participent souvent à des réunions de travail.
http://www.beesapps.fr/note-ipad-beesy/

2.Posté par Raphaël Dougoud le 09/09/2012 06:23
Merci à mon tour.
Je viens de voir la démo de Beesy et l'interview du fondateur de BeesApps David Chevenement. Je recommande son écoute sur http://youtube/nKpkG3A2_7k
Je vais utiliser cet Apps et viendrai dire plus tard comment je l'ai utilisé et ce que j'en pense.


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