La clôture rapide des comptes : rêve ou réalité ?

Les entreprises qui sont capables de clôturer leurs comptes rapidement et fournir des informations en temps et en heure aux parties prenantes externes et internes peuvent obtenir un avantage concurrentiel sur un marché rapidement changeant.

De nombreuses entreprises se battent encore avec des longs cycles de consolidation et création de rapports qui entravent les capacités décisionnelles de l'entreprise. Néanmoins, des entreprises mondiales accomplissent le cycle de clôture et de création de rapports en moins de cinq jours ouvrables et sont capables de publier des résultats financiers avant leurs concurrents.

Dans l'économie mondiale incertaine actuelle, les décisionnaires ont besoin de garder un oeil vigilant sur les « vrais » points financiers importants de leurs entreprises. De nouvelles pressions continuent à se faire sentir en raison de fortes demandes externes en matière de création de rapports. En général, les marchés financiers mondiaux demandent de respecter des dates limites de déclaration plus serrées, exigent une intégrité améliorée et davantage d'informations sur les entreprises.

En plus d'exiger de meilleurs contrôles internes et des pratiques de gouvernance d'entreprise, les investisseurs et d'autres parties prenantes telles que les clients, les partenaires, les employés et les communautés demandent plus de transparence. Ils veulent plus de transparence quant aux travaux internes de l'entreprise et une compréhension de la façon dont les entreprises ont un impact sur les environnements dans lesquels elles opèrent.

La communication de déclarations de revenu, de bilans et des disponibilités ne suffit plus. Sont exigées des informations sur les compensations des cadres dirigeants, sur l'utilisation de l'énergie, sur les questions écologiques, sur les pratiques de recrutement et du droit du travail, sur les programmes caritatifs et sur les autres questions sociales. Et de conseils de rentabilité comme jamais auparavant.

Peu importe le système utilisé pour consolider les résultats financiers, il doit être en mesure de recueillir des données provenant de sources multiples et de les transformer en une vue commune pour les rapports financiers de l'entreprise.

Pour le néophyte, la consolidation financière et les rapports financiers peuvent sembler constituer un processus simple de collecte de données, d'addition de chiffres et de mise en forme des résultats. Cependant, le processus est loin d'être simple, surtout dans une économie mondialisée extrêmement complexe et mouvante.

Examinons le processus type d'une multinationale opérant en Amérique du Nord, en Europe et en Asie.

Etape 1 : Collecte des données.
Peu d'entreprises ont adopté un système ERP standard dans leur organisation et la plupart des grandes entreprises ont un certain nombre d'ERP différents ou systèmes de comptabilité de grand livre général (GL ou General Ledger, en anglais) dans leurs différents départements et établissements. D'habitude, ces systèmes n'organisent pas les résultats financiers de façon systématique, ce qui signifie que chacun dispose d'un plan comptable différent (les comptes dans lesquels les transactions financières sont consignées). En plus des systèmes GL multiples, les informations non financières exigées pour la consolidation financière (telles que des données budgétaires, des commandes, des livraisons et des inventaires) peuvent être consignées dans des tableurs, des systèmes de ressources humaines ou d'autres applications transactionnelles. Pour consolider les données, elles doivent être exportées depuis ces systèmes hôte ou saisies manuellement dans le système de consolidation financière.

Etape 2 : Processus de consolidation financière
Une fois les données de toutes les divisions, filiales et autres établissements collectées et « normalisées » dans un jeu unique de définitions ou de plan comptable, le processus de consolidation financière peut commencer. Cependant, la consolidation exigée ne se réduit pas à une simple addition de chiffres. Un certain nombre de règles de comptabilité définies par le Financial Accounting Standards Board (FASB), l'International Accounting Standards Board (IASB) et d'autres instances locales doivent être suivies pour consolider des résultats financiers. Ces règles couvrent des facteurs tels que :

• Conversion de devises

• Elimination des transactions entre sociétés

• Accumulations et autres adaptations de clôture

• Calculs des propriétés de minorité

Le processus de consolidation financière est typiquement un processus itératif dans lequel les résultats sont consolidés, revus et ajustés plusieurs fois avant d'être finalisés. Dès que les résultats sont finalisés, le processus de création de rapports peut commencer. La création de rapports financiers est complexifiée par le besoin de fournir différentes informations à divers publics internes et externes dans des formats différents, y compris :

• Les bilans sommaires, les déclarations de revenu et les disponibilités pour les audiences externes (Etats-Unis. SEC, Recette fiscale britannique, Bourse de Tokyo et d'autres autorités globales)

• Les résultats par segment d'activité pour utilisation externe (Financial Accounting Standard 131/International Accounting Standard 14)

• Déclarations de pertes et profits divisionnaires pour utilisation interne

• Rapports écart budgétaire / réel pour utilisation interne

• Rapports de tendance et pronostics pour utilisation interne

D'autres rapports sont souvent requis pour soutenir les besoins analytiques des décideurs internes. Par exemple, la modélisation de l'impact d'une acquisition potentielle ou d'un dessaisissement, le lancement d'un nouveau produit ou l'augmentation des dépenses de publicité.

Le processus de consolidation et de création de rapports financiers ne se réduit pas à la manipulation de chiffres. Il est complexifié par la diversité des systèmes, des géographies, des autorités règlementaires et des personnes impliquées dans le processus.

Pour ajouter en complexité, de nombreuses organisations multinationales disposent de solutions ERP multiples, souvent de différents fournisseurs de solutions. Ces organisations doivent relever le défi de consolider la gestion et les résultats financiers en garantissant la cohérence dans le contenu de gestion financière à travers toute l'entreprise. Pour résoudre ces problèmes, les organisations multinationales doivent mettre en place une solution auditable et centralisée pour les consolidations financières.

Beaucoup d'entreprises gèrent les processus de création de rapports financiers à l'aide de feuilles de calcul, de GL, de solutions personnalisées et d'applications de consolidation financière héritées. L'utilisation d'un outil de consolidation financière médiocre n'a pas seulement des impacts sur la qualité des résultats financiers, mais affecte également de façon négative la longueur du cycle de création de rapports financiers.

Le groupe Hackett publie des données de notation sur les processus financiers, y compris sur la clôture financière et sur le cycle de création de rapports financiers. Dans son étude de 2007, le groupe Hackett rapportait qu'une entreprise moyenne avait besoin de 5,9 jours pour clôturer ses comptes. En 2003, le groupe Hackett rapportait que le cycle de clôture financière d'une entreprise moyenne était de 5,2 jours, avec 5 jours supplémentaires passés sur la création de rapports financiers. Les entreprises les plus performantes de l'étude ont affiché une clôture financière et des cycles de création de rapports financiers conjoints de 5 jours ouvrables ou moins. Même si ces données représentaient une amélioration par rapport aux résultats de l'étude de 1997 de Hackett, les exigences de mise en conformité à la loi Sarbanes-Oxley ont constitué un obstacle et ont même légèrement inversé la tendance vers des cycles de clôture plus courts.

En 2004, le délai de clôture mensuel moyen pour les entreprises moyennes s'est élevé à 5,5 jours (précédent 5,2 jours). Les entreprises mondiales ont connu une plus grande augmentation dans les cycles de clôture, en passant de 4,3 jours en 2003 à 5,1 jours en 2004.

Nombre moyen de jours d'une entreprise moyenne pour clôturer un trimestre.
Les activités de mise en conformité ont eu un impact sur les efforts déployés par les entreprises pour accélérer la clôture financière et le processus de création de rapports financiers. En novembre 2007, Hackett rapportait que l'entreprise typique des Global 1000 avait vu le coût financier augmenter légèrement sur l'année passée. Elle dépense maintenant 12 pour cent de plus qu'il y a trois ans, en partie en raison de l'augmentation des dépenses des activités liées à la mise en conformité. Maintenant que les exigences de la Section 404 de la loi Sarbanes-Oxley sont mieux comprises et que les entreprises mettent en place des processus répétitifs pour les satisfaire, elles peuvent se consacrer à l'amélioration du processus de clôture et de la réduction des coûts.

Par définition, la clôture virtuelle est la capacité d'une entreprise à clôturer ses comptes n'importe quand, avec un préavis de quelques heures, pour que la direction ait un aperçu en temps réel de l'état de l'activité. Bien que peu d'entreprises aient atteint ce niveau de sophistication, beaucoup sont parvenues à la « clôture rapide ».

L'exemple d'Alcoa
Alcoa clôture ses comptes en deux jours en fin de trimestre et est la première entreprise de l'Indice Dow Jones 30 (composants industriels) à déclarer ses résultats chaque trimestre (habituellement en sept jours ouvrables). Très peu d'entreprises ont atteint ces niveaux d'efficacité, mais celles qui ont subi des changements importants dans leurs processus financiers, culture de management et systèmes financiers y parviennent réellement .

Changements de management et changements culturels nécessaires pour parvenir à la clôture rapide

• Réduction du nombre d'entités juridiques à consolider

• Indicateurs de performance clés clairement définis

• Concentration sur les résultats au plus haut niveau plutôt que sur les détails inutiles

• Elimination des clôtures intermédiaires

• Changements de systèmes financiers nécessaires pour parvenir à la clôture rapide

• Adoption d'un système applicatif financier complètement intégré

• Déploiement d'un système de consolidation financière automatisé

• Utilisation d'un système de comptabilité automatisé, inter-entreprises, qui permet aux transactions de se produire entre différentes entités juridiques possédées par la même entreprise

• Utilisation d'un portail Web pour la fourniture de rapports standard

• Liaison d'un portail Web à une base de données de traitement analytique en ligne qui permet aux entreprises d'effectuer des requêtes et des analyses ad hoc

Les entreprises qui ont adopté la clôture rapide n'ont pas opéré cette mutation en un jour. Il s'agit d'un travail important, qui implique les processus métier et une ré-ingénierie des systèmes pouvant prendre des années. Cependant, il existe un certain nombre d'avantages pour l'entreprise, notamment :

• Prise de décision plus éclairée en raison de l'accès en temps et en heure à l'information, découplé du cycle de création de rapports financiers

• Equipes dirigeantes travaillant à partir du même ensemble de faits résultant de la définition et de la mesure cohérentes des résultats

• Prix réduits induits par l'élimination de la saisie manuelle et de la réconciliation

• Potentiel connu augmenté dérivé de la réduction du temps passé à clôturer les comptes de 40 à 60 %, dégageant davantage de temps pour l'analyse d'opportunités commerciales

Peu d'entreprises qui ont atteint la «clôture virtuelle» y sont parvenues en mettant en oeuvre un seul système ERP centralisé. Beaucoup d'entreprises pourraient ne pas disposer de l'infrastructure technique ou de la culture nécessaire pour connecter tous les utilisateurs à un système ERP centralisé. Cependant, il existe un certain nombre de meilleures pratiques associées à la clôture rapide, et les entreprises exécutant plusieurs systèmes ERP et de grand livre peuvent les adopter pour améliorer le cycle de clôture de période et de création de rapports financiers. En plus, des techniques telles que création rapide de rapports d'indicateurs de performances clés tout au long de la période de communication financière peuvent fournir à la direction un meilleur aperçu de l'état de l'entreprise, sans avoir à exécuter une consolidation complète des résultats.

Il existe un certain nombre de meilleures pratiques associées à la clôture rapide que les entreprises peuvent adopter pour améliorer le cycle de clôture de période et de création de rapports financiers :

• Fermez régulièrement les systèmes d'alimentation dans les grands livres généraux et n'attendez pas jusqu'à la fin de période.

• Adoptez un plan comptable commun pour tous les systèmes de grands livres généraux.

• Mettez en place une consolidation financière intégrée et une solution de qualité de données financières pour accélérer la collecte de données et réduire des erreurs

• Effectuez une réconciliation interentreprises continue et un postage de transactions plutôt que d'attendre jusqu'à la fin du trimestre pour réconcilier les balances.

• Effectuez des ajustements dans un système de consolidation financière plutôt que de revenir corriger des grands livres généraux locaux pour accélérer le cycle de consolidation.

• Effectuez une clôture mensuelle simplifiée et une clôture complète en fin de trimestre pour obtenir un aperçu périodique.

• Recueillez les données non structurées rattachées aux données financières (les descriptions de variations et autres informations qualitatives) comme vous recueillez les balances de test.

• Effectuez une sous-certification des résultats avec des balances de test. Les réponses d'enquête, les résultats de test et une documentation de réconciliation transmise avec les balances de test peuvent améliorer la confiance.

• Mettez en place une création rapide de rapports d'indicateurs de performances clés tout au long de la période de communication financière via le système de consolidation financière, le tableau de bord de performances ou le système de notation.

• Transmettez les résultats internes via le site Web financier en libre service.

• Autorisez des soumissions électroniques pour les parties prenantes externes via XBRL.

• Intégrez la création de rapports financiers aux systèmes de planification, de notation et de modélisation financière pour une gestion des performances continue.

La technologie joue également un rôle essentiel dans la prise en charge de ces processus et dans l'amélioration des temps de cycle. Dans le tableau ci-dessous, cinq états de systèmes financiers sont décrits. Lorsque vous en prenez connaissance, recherchez l'endroit où se situe votre entreprise quant aux systèmes de création de rapports financiers et ce que devrait être pour vous la prochaine étape vers la mise en place d'une clôture rapide.

La consolidation financière et les applications de création de rapports financiers intégrées se sont avérées être la meilleure approche pour résoudre le problème. En fournissant un haut niveau de fonctionnalité « hors de la boîte », les applications intégrées peuvent s'adapter facilement aux besoins changeants de l'entreprise, fournir des outils de création de rapports financiers flexibles et s'intégrer rapidement et facilement aux systèmes GL/ERP existants et nouveaux.

Les systèmes GL modifiés peuvent résoudre de nombreuses complexités du processus de création de rapports financiers. Cependant, ces systèmes manquent typiquement de la flexibilité nécessaire en termes de création de rapports et d'analyse pour satisfaire les besoins divers des décideurs à différents niveaux de l'entreprise. Selon l'expérience d'Oracle avec ses clients, la majorité des entreprises semblent disposer de systèmes GL/ERP multiples avec différents plans comptables. Ces entreprises utilisent des feuilles de calculs, un système GL modifié, ou d'autres applications personnalisées pour quelques fonctionnalités de consolidation financières fondamentales. Si cette approche peut bien fonctionner pour des petites organisations avec moins de filiales et d'établissements, les solutions basées sur un tableur et les applications personnalisées deviennent difficiles à gérer lorsque l'entreprise se développe. Il va sans dire que le processus de consolidation et de création de rapports financiers devient plus complexe.

Les entreprises peuvent toujours profiter des avantages offerts par un système GL/ERP simple. Elles peuvent le faire en standardisant le GL simple d'un vendeur, en exécutant un plan comptable commun à travers l'entreprise et en utilisant un système de consolidation financière puissant pour recueillir, consolider et livrer des résultats rapidement via le Web. De façon réaliste, la mise en place d'un système GL/ERP simple et stable pourrait rester hors de portée pour beaucoup d'entreprises étant donné que les fusions et acquisitions peuvent introduire de nouvelles sources de données.
La consolidation financière et les applications de création de rapports financiers intégrées se sont avérées être la meilleure approche pour résoudre le problème.

La réponse est que la clôture rapide est une réalité, qui a été adoptée par un certain nombre d'organisations financières leaders. Le fait d'exécuter une clôture rapide peut nécessiter des changements importants dans la culture, les processus et les systèmes de l'entreprise. Une création de rapports financiers efficace envoie un signe positif aux investisseurs et aux autres actionnaires et représente un élément clé d'un processus de gestion des performances d'entreprise complet.

Il y a de bonnes nouvelles. En adoptant de nombreuses meilleures pratiques associées à la clôture rapide et en mettant la bonne technologie en place pour soutenir ces meilleures pratiques, les entreprises réduiront le délai du cycle de création de rapports financiers, fourniront davantage d'informations en temps et en heure aux décideurs. Les équipes financières passeront moins de temps à traiter les informations et en dégageront pour fournir des analyses à valeur ajoutée aux décisionnaires.

Une création de rapports financiers efficace envoie un signe positif aux investisseurs et autres actionnaires et représente un élément clé d'un processus de gestion des performances d'entreprise complet. En plus de la définition d'objectifs, de la modélisation, de la planification, du contrôle continue des performances et de l'analyse, une telle communication financière peut améliorer la capacité d'une entreprise à détecter des opportunités commerciales et d'allouer efficacement des ressources. En bref, elle peut aider une entreprise à obtenir un avantage concurrentiel sur un marché rapidement changeant.