GP : conduite de réunions de gestion de projets efficace

Avant la réunion, pour le Pilote du projet

• Déterminer le type de réunion (fonctionnement, créativité, gestion, gestion de projets, direction, de crise, stratégique, à cœur ouvert. Pour vous : en principe, réunion de gestion de projet/travail.)

• Fixer la nature du groupe qui est réuni (groupe de propositions, groupe de décision initiale, groupe de décision finale, ...) Vous, vous êtes globalement un groupe de propositions mais pouvez être aussi un groupe de différentes natures en interne dans votre projet.)

• Envoyer l’OdJ idéalement 10 jours avant la réunion, dans les entreprises. Pour vous, on pourrait imaginer au minimum 5 jours ouvrables avant la réunion. Ne pas oublier de mettre en copie aux personnes concernées par le respect des règles de communication (donneur de mission/mandant, consultant-e externe, ...).

• Décider du type de procès-verbal (PV traditionnel, PV de type DiPP appelé PV de décision).

• Décider qui jouera quel rôle (président/pilote, scribe en cas de besoin, secrétaire ou équipe pour le PV).

• Décider des participant-e-s à qui le Pilote demandera un exposé d’introduction à un objet de l’ordre du jour.

• Décider des méthodes de travail qui seront utilisées en cours de réunion, pour chaque objet non routinier de l'OdJ : exposés, tour de table, brainstorming, travail en sous-groupes avec rapports en plénière, …

• Déterminer le dossier éventuel à lire/étudier par les participant-e-s avant la réunion (papier ou sur internet).

• Identifier les éventuelles difficultés qui pourraient survenir (tensions, manque de temps, ...).

• Visualiser le déroulement de la réunion et la découper en objets.

• Déterminer clairement les raisons de chaque objet et les résultats-objectifs à atteindre.

• Estimer le temps total par objet et valider par rapport au temps total prévu pour la réunion. Au besoin, modifier l'OdJ ou la préparation avant la réunion ou les méthodes de travail.

Le Pilote du projet doit être très au clair sur le type de réunion, son déroulement, les méthodes qu’il va utiliser, la préparation nécessaire des participant-e-s, les objectifs-résultats, le type de PV.

Structure de l'Ordre du Jour (OdJ)

• Type de réunion : fonctionnement, créativité, gestion, gestion de projets, direction, de crise, stratégique, à cœur ouvert. Pour vous : réunion de travail, en principe.

• Organisateur de la réunion : XX.

• Lieu de la réunion : XX.

• Horaire de la réunion : xx.xx h – yy.yy h.

• Participant-e-s : AA, BB, …

• Thème général, s’il y a lieu.

• Objectif général, s’il y a lieu.

• Objets routiniers, selon document '12 Réunion de travail Equipe de projet in classeur 'HEIG PEP ...'

• Objets non routiniers de l’ordre du jour. Pour chaque objet, indiquer en quelques mots de quoi il s’agit, le temps alloué, le ou les objectifs-résultats visés.

• Orateurs qui feront un exposé introductif sur un objet de l’OdJ.

• Documents à lire/étudier par les participant-e-s, avant la réuion, en annexe.

En cours de réunion.

Suivre et gérer la réunion selon l'OdJ et en s'appuyant sur le fil rouge cité.

Rôles du Pilote du projet pendant la réunion

En début de réunion

• Présenter l’objectif général, l'OdJ de la réunion et son déroulement général.

• Présenter les éventuels participant-e-s externes.

• Faire un tour de table des éventuelles remarques sur l’ordre du jour.

En cours de réunion

• Donner la parole à chacun-e selon les besoins du moment.

• Veiller à captiver tous les participant-e-s. Stimuler la participation.

• Adapter son message à la nature des participant-e-s.

• Régler les tensions/conflits entre participant-e-s.

• Suivre son objectif en l’enrichissant des apports du groupe. Recentrer, ramener vers la cible.

• Optimiser la cohésion du groupe et favoriser une réflexion commune et le consensus.

• Synthétiser et reformuler les discussions du groupe.

• Conclure en confrontant les résultats obtenus à l’objectif fixé. Arrêter une décision.

• Définir le rôle de chacun-e dans la mise en oeuvre des objectifs arrêtés.

• Etablir un compte rendu synthétique.

• Prévoir la prochaine réunion.

Attentes du Pilote envers les participant-e-s

• Au clair concernant l'OdJ (objets, résultats visés, préparation).

• Interventions éventuelles préparées.

• Participation de bon aloi le moment venu.

• Esprit positif et constructif.

Travaux après la réunion

Si type de PV = PV traditionnel : l’établir et le distribuer rapidement, à cause des délais relatifs à des tâches qui pourraient y figurer.
Si type de PV = PV de décision, mettre à jour le DiPP. Mettre à jour les autres instruments de gestion de projets choisis (QSP, DiPP, DCC, MiC, ...). Le tout devrait être lisible très rapidement sur la plateforme de communication de l'équipe de projet.

Si PV traditionnel

1. Date de la réunion. Lieu. Horaire. Participant-e-s.
2. Date de l’établissement du PV. Auteur.
3. Copie de l’ordre du jour en annexe.
4. Résultats ou informations reliés aux 6 étapes du fil rouge de la conduite d’une réunion de gestion de projets :

• Priorités du moment.

• Travaux accomplis.

• Nouveaux apports (résultats, documents, contributions au DCC, informations significatives, nouvelles des autres acteurs, …).

• Besoins divers (demande de support, règlement de tensions, conflits ou obstacles, …).

• Rapport d’avancement des travaux, gestion et administration du projet.

• Ajouts ou modifications significatives aux ISP (à quoi il faut penser - QSP, validation réussie, validation à effectuer, nouvel instrument de validation, nouvelle variable problématique, disparition d’une variable problématique, …).

• Réalisations en commun (créativité, conception, révision, décision, …).

• Travaux à entreprendre, par qui, dans quel délai, …

Principales erreurs dans la conduite d'une réunion d'équipe de projet

• Le Pilote a pensé l'OdJ en termes d'objets (= matière) mais pas en termes de résultats à atteindre.

• Le pilote ne connaît pas les méthodes modernes de travail en équipe non hiérarchique.

• Application de règles relevant de la gestion d'entreprise (confusion entre être le chef hiérarchique et le chef/pilote de projet).

• Absence d'objectifs-résultats sur l'OdJ.

• Participant-e-s empêché-e-s de se préparer car OdJ envoyé trop tardivement.

• Mauvais choix de la date ou/et de l'heure : participant-e-s surchargé-e-s, donc peu productifs à la séance.

• Volonté d'un-e participant-e d'imposer son apport à l'équipe.

• Le pilote ne possède pas les armes pour réger une tension ou un conflit dans l'équipe.

• Le temps a été sous-estimé pour tout ou partie des objets.

• Des participant-e-s n'ont rien préparé et font perdre du temps à tous.