Comment survivre à l'enfer du reporting

• Selon l'enquête de 2009 du cabinet Alexander Proudfoot, le reporting et les tâches administratives représentent 34% de l'activité des managers dans le monde (France 40%).

• cela se fait notamment au détriment de la gestion des équipes (30% de leur temps).

• le développement des organisations matricielles et du reporting permanent mais aussi le besoin de transparence maximale, le besoin de se couvrir en période de crise (rapports d'intervention, rapport de prospection, bilan hebdomadaire d'activité, rapport de synthèse des ... rapports intermédiaires(!), rapport de contrôle de gestion journalier > hebdomadaire > mensuel > trimestriel > annuel, rapport d'avancement de projets, etc.) contribuent au sentiment de perte d'autonomie, d'efficacité et d'utilité des équipes.

• les audits démontrent très souvent l'inutilité des rapports d'activité mais aussi qu'il est très difficile de le faire reconnaître aux supérieurs qui veulent pouvoir contrôler qui travaille ou pas mais aussi parce qu'imposer le reporting est un acte de pouvoir du supérieur sur ses subalternes.

Commentaires sur les cinq conseils

No 1 : Modifier les indicateurs
La division du ratio nombre de ventes par appel en un ratio de nombre de rendez-vous physiques par appel et un ratio du nombre de ventes par rendez-vous a permis de doubler le taux de transformation.

No 2 : Auto-promotion
Détailler les missions reçues, les objectifs atteints, le contenu professionnel des activités. Evitez d'inscrire sur votre rapport 'Demi-journée de réflexion' mais bien "formalisation des offres faites aux clients" ou "identification des opportunités commerciales".

No 3 : Périodicité des compte-rendus
Pour éviter l'exercice du pouvoir du chef sur vous par une périodicité très élevée du point d'étape, soyez pro-actif(ve) en proposant un tel point une fois par semaine, ce qui ferait gagner du temps, enrichirait le contenu et ... garderait le chef à distance, sans parler d'infantilisation irresponsable du cadre.

No 4 : Demandez l'intervention d'un consultant
Surtout si vous n'êtes pas dans des activités fréquemment quantitatives, un consultant peut utiliser des fonctions inconnues de vous ou créer des macros qui facilitent, simplifient et accélèrent l'exécution du travail. Sans parler de la suppression de tâches vides de contenus et abrutissantes.

No 5 : Sollicitez vos équipes en amont
Déléguez certaines tâches pour collecter régulièrement les informations de façon à éviter votre stress la veille de la date-butoir de reddition de votre rapport.

Enfin, si vous n'avez pas d'assistant(e) à qui déléguer, si vous en avez marre de tout ce temps dépensé dans le reporting, si vous savez l'inutilité de vos rapports chez le chef, si ..., alors il vous reste la ... triche. Choquant dites-vous?! mais pourtant fréquent pour éviter le retard qui se fait mal voir, pour diminuer le temps de la journée, pour ... Selon une enquête de "Le Journal du Net", 40% des cadres procéderaient ainsi ! Ce qui relativise la fiabilité de la base d'informations des dirigeants qui doivent prendre leurs décisions.