BrainUp : pour centrer rapidement sur un objet important de la réunion

What : de quoi s'agit-il ?

Confier à un-e des participant-e-s la mission d'introduire le sujet relatif à un objet de l'ordre du jour.

Why : pourquoi le faire ?

Cerner, cadrer, montrer les enjeux, attirer l'attention, nourrir la base d'information de tous ceux qui n'ont rien préparé, en vue de minimiser le temps consacré à se mettre dans le bain, à comprendre de quoi il s'agit, à discuter et encore discuter. Donc, concentrer les efforts collectifs de l'équipe réunie sur les résultats attendus : établissement de diagnostic SMD, détermination des macro-choix de pérennité, émission d'alternatives SMO, émission de propositions ou de recommandations, prise de décisions SMO, ... Ainsi, cet instrument permet d'augmenter la rentabilité du temps investi par l'ensemble des participant-e-s.

When : quand le faire ?

Lors de l'attaque de tout objet de l'ordre du jour qui exige préparation avant la réunion, réflexion individuelle et collective, une prise de position de la part du groupe. Sont concernés tous types de réunions (direction, gestion, développement, gestion de projet, revue de direction, créativité) sauf la réunion de fonctionnement (day to day management).

Where : où le faire ?

Devant le groupe, dans une salle équipée d'outils multi-médias, surtout le vidéo-projecteur.

Who : qui le fait ?

Un-e des participant-e-s. Pas le/la Président-e.
Par rotation à chaque objet de l'ordre du jour.

How : comment le faire ?

Temps : très court (5 à 8 minutes max.).
Outils principaux de communication (voir également le fichier attaché 'Outils en bref') : dépend de l'objet, par exemple BCD (Base d'information significative, Constats, Diagnostic), PROCAU (Problème, Causes).
Outils audio-visuels : numériques (powerpoint, visio, ...), objet réel, extrait d'interview, ...
Style : très business (incisif, vif, énergique), clair, vrai.
Documentation : conseillé de distribuer la synthèse présentée.
Avant chaque prise de parole préparée : relire l'article attaché 'Améliorer sa prise de parole'. Le relire aussi après pour identifier les points forts et les progrès restant à faire.

How many : combien en faire ?

Pour tout objet de l'ordre du jour correspondant au 'When' ci-dessus.

Bénéfices à tirer des 'BrainUp' effectués dans le cadre des formations conduites par l'auteur

FOND
1. amplifier l'intérêt en incluant des exemples vécus, du vécu personnel.
2. si l'orateur/trice constate que le contenu de l'exposé est trop important pour le temps alloué, il faut éviter de courir ou de traiter superficiellement. Dans ce cas de figure : a. découper le scénario afin de tenir le temps donné et laisser la porte ouverte aux questions sur les sujets non traités et annoncés au début de l'exposé. b. traiter les objets concernés lors d'une prochaine séance. c. distribuer un support sur les sujets du jour.
3. éviter un sujet non maîtrisé (vocabulaire inconnu, clés théoriques méconnues, difficultés lors des questions/réponses, perte de tout ou partie de la crédibilité, perte d'attention de la part de l'auditoire, faible rétention due à faible motivation d'écoute).
4. éviter de présenter un diaporama d'une autre source sans l'avoir assimilé complètement, ce qui génère une foule de parasites (mots-parasites, gorge nouée, ton peu convaincant, mouvements inutiles du corps, manque de regard sur l'auditoire, faible crédibilité, …).
5. si un sujet aborde le rôle, les responsabilités ou/et les tâches d'un acteur d'entreprise (propriétaire, dirigeant, cadre, collaborateur), il est bon de préciser en entrée quels pourraient être les rôles que pourraient tenir ces acteurs et quel rôle l'orateur/trice va traiter. Ainsi, par exemple pour un propriétaire, on pourrait avoir le rôle unique de propriétaire ou les rôles de propriétaire et de dirigeant.

FORME
1. besoin de maîtrise du corps (balancements, déplacements).
2. bon mélange du regard entre l'auditoire, l'ordinateur et l'écran ou le tableau.
3. utiliser un pointeur USB pour éviter d'être collé devant le PC pour dérouler le diaporama (éviter absolument d'être rivé à son ordinateur ou à son rétro-projecteur).
4. éviter d'utiliser le tableau (noir, blanc) pour y inscrire des mots-clé qui ne sont pas le résultat d'un appel à l'auditoire : il est préférable dans ce cas de figure d'utiliser d'autres médias permettant une découverte progressive de ces mots-clé préparés d'avance (flip-chart, rétro-projecteur, powerpoint).
5. si un échauffement est entièrement oral, il faut tout de même le terminer soit par la projection d'une synthèse écrite, soit par la distribution de cette synthèse.
6. même si l'orateur/trice domine complètement son sujet, il/elle ne doit pas oublier de créer du mouvement à bon escient, par exemple par le multi-médias, les déplacements physiques, l'aller-retour questions-réponses à l'auditoire). Eviter de rester statique toujours au même endroit.
7. pour une oratrice, éviter une tenue qui pourrait détourner l'attention de l'auditoire pendant un moment plus ou moins long au début de l'intervention.
8. pour une oratrice devant un auditoire composé essentiellement d'hommes, affirmer son regard différent de femme en évitant de 'singer' un homme ou de nourrir un complexe d'infériorité.
8. au début d'une intervention, être bien en face de l'auditoire, le regarder, remercier si situation l'exige le mandant ou le donneur de mission ou de parole, annoncer l'objet de la prise de parole. Puis, selon le public, présenter le plan, et dans tous les cas, annoncer les buts et objectifs.
9. utiliser des outils de présentation qui permettent d'être court, concis, précis, frappant, performant.
10. utiliser une logique de déroulement cartésienne (1. intro : remerciements & objet, éventuelle distribution d'un document 2. contenu. 3. synthèse.)
11. A la fin, synthèse graphique du diagnostic (financier, global SMD, marketing, ...) : attirer l'attention sur le profil global coloré (quelle couleur domine ?) car le destinataire comprend bien ce langage.

Voir également les deux outils ci-dessous.